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Diagnostic express : Shadow IT, où en êtes-vous ?

En 2024, le shadow IT représentait 42% des applications au sein d’une entreprise : messageries collaboratives non officielles, outils SaaS marketing, solutions de stockage personnel… Les exemples sont nombreux. Et vous, savez-vous situer le niveau de shadow IT dans votre organisation ? 

 

 

Maintenant que nous avons fait le diagnostic, place au protocole !

 

Faites la lumière sur les pratiques réelles

Avant d’agir, il faut voir clair. Vous devez donc impérativement faire l’état des lieux.

Commencez par interroger les équipes, de façon ouverte et sans jugement. Créez un climat de confiance, via des interviews métiers ou questionnaires anonymes. L’objectif n’est pas de “dénoncer” mais de comprendre.

Complétez par une analyse technique : logs, outils de type CASB (Cloud Access Security Broker), analyse de trafic réseau… Ces solutions permettent de détecter les applications utilisées sans autorisation.

Enfin, priorisez les risques. Un outil marketing non critique n’a pas le même impact qu’un stockage cloud personnel utilisé par les RH pour gérer les fiches de paie.

 

 

Creusez les besoins derrière les contournements

Le Shadow IT est souvent le symptôme d’un IT perçu comme trop lent, trop rigide ou déconnecté du terrain.

Organisez des ateliers avec les directions métiers pour creuser : Quels sont les besoins non couverts par les outils en place ? Qu’est-ce qui pousse à chercher des alternatives ? Comment vivent-ils la relation avec l’IT ?

Documentez les parcours utilisateurs. Cela vous aidera à repérer les zones de friction — et donc les opportunités de repositionner l’IT comme partenaire.

 

 

Offrez une alternative qui donne envie

Plutôt que d’interdire, proposez mieux.

Une bonne pratique : créer une marketplace interne regroupant les outils validés, avec des fiches simples, des cas d’usage concrets, et un accès facilité.

Autre levier : ouvrir un processus d’homologation rapide. Si un métier identifie un outil pertinent, il doit pouvoir le soumettre à évaluation via un circuit clair, court et transparent. Cette logique renforce la légitimité de la DSI tout en donnant de l’agilité aux métiers.

 

 

Créez l’adhésion pour durer

Le changement ne se décrète pas. Il s’accompagne. Alors commencez par une communication pédagogique : pourquoi cette démarche ? Quels sont les risques du Shadow IT ? Que propose l’IT comme alternative ?

Formez des ambassadeurs métiers, relais locaux capables d’expliquer, rassurer, et faire remonter les irritants.

Enfin, suivez vos progrès via des KPI simples, comme le nombre d’outils validés en catalogue, le taux d’adoption des outils proposés ou la réduction des incidents liés à des outils non autorisés.

 

Focus : quels outils pour surveiller le Shadow IT ?

Voici quelques solutions pour garder un œil sur les usages :

• CASB (Cloud Access Security Broker) : identifie les applications cloud utilisées, analyse les risques, contrôle l’accès.
• Analyse de logs ou de trafic réseau : pour repérer des comportements anormaux.
• Outils d’observabilité : comme Splunk ou Elastic, pour croiser données IT et usages métier.

Attention toutefois à ne pas tomber dans une logique purement policière. Ces outils doivent servir une approche collaborative, non punitive.

Le Shadow IT n’est pas une menace à éliminer, mais un signal à écouter. Il révèle des besoins, des manques… et une envie d’aller plus vite. La réponse ne doit pas être un verrouillage autoritaire, mais une approche servicielle, souple et structurée, où la DSI joue un rôle de facilitateur. À la clé : plus de sécurité, plus de clarté, et surtout, plus de valeur délivrée aux métiers.